* İdari ve Mali Mevzuat Dergisi Haziran 2009 Sayısında Yayımlanmıştır.
TÜM BELEDİYELERİN STRATEJİK PLAN HAZIRLAMASI GEREKİR Mİ?
Erkan KARAARSLAN
Maliye Bakanlığı Muhasebat Başkontrolörü
SGK Daire Başkanı
Stratejik plan, Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren planı ifade eder.
5393 sayılı Belediye Kanununun 41. Maddesinde; “Belediye başkanı, mahallî idareler genel seçimlerinden itibaren altı ay içinde; kalkınma plânı ve programı ile varsa bölge plânına uygun olarak stratejik plân ve ilgili olduğu yıl başından önce de yıllık performans programı hazırlayıp belediye meclisine sunar.
Stratejik plân, varsa üniversiteler ve meslek odaları ile konuyla ilgili sivil toplum örgütlerinin görüşleri alınarak hazırlanır ve belediye meclisi tarafından kabul edildikten sonra yürürlüğe girer.
Nüfusu 50.000'in altında olan belediyelerde stratejik plân yapılması zorunlu değildir.
Stratejik plân ve performans programı bütçenin hazırlanmasına esas teşkil eder ve belediye meclisinde bütçeden önce görüşülerek kabul edilir.” denilmektedir.
Ayrıca, 5393 sayılı Kanunda, meclislerin görev ve yetkileri arasında, Stratejik plânların görüşülüp kabul edilmesi; encümenin görev ve yetkileri arasında Stratejik plânların incelenerek meclisin görüşüne bildirilmesi; idarenin kurumsal stratejilerinin oluşturulması; üst yöneticilerin idarelerini stratejik plâna ve kurumsal stratejilere uygun olarak yönetmesi; bütçelerin stratejik plana uygun olarak hazırlanması yer almaktadır.
Belediyelerden hangilerinin stratejik plan hazırlayacağı konusunda, Kanun maddesinde nüfusu 50.000’in altında olan belediyelerde stratejik plân yapılması zorunlu olmadığı belirtilmiştir.
Kanımca nüfusu ne olursa olsun tüm belediyelerin stratejik plan hazırlamasında hem çok önemli faydalar hem de bazı zorunluluklar vardır.
Nüfus kriterine bakılmaksızın tüm belediyelerin performans programı hazırlaması zorunlu hale getirilmiştir. Yasal düzenlemede de nüfusu 50.000’in altında yer ala belediyelerin stratejik plan hazırlama zorunlulukları bulunmadığı belirtilmiş ancak performans programı hazırlanmasında böyle bir kriter getirilmemiş ve tüm belediyelere performans programı hazırlama zorunluluğu getirilmiştir.
Performans programı 5 yıllık stratejik planın dilimlere bölünmüş halidir ve stratejik plana bağlıdır. Stratejik planda yer alan amaç hedefleri gerçekleştirecek faaliyet ve projelerin bütçelenmesine aracılık eder. Performans programı stratejik planın dilimlere bölünmesi olduğu için bir anlamda küçük bir stratejik plandır. 5393 sayılı Kanunda performans programı hazırlanmasında hiçbir istisna getirilmediği dikkate alınarak performans programı hazırlaması zorunlu olan tüm belediyelerin stratejik planda hazırlaması gerekir.
Stratejik plan hazırlanmasının dolaylı olarak zorunluluğu bir kenara, stratejik plan kamu idaresi açısından son derece faydalı bir yönetim aracıdır. İyi yönetimin anahtarıdır. Tüm dünyada organizasyonlarda stratejik yönetim anlayışına geçilmiştir. Stratejik yönetim, bir organizasyonun ne yaptığını, varlık nedenini ve gelecekte ulaşmak istediği hedefleri ortaya koyan bir yönetim tekniğidir.
Stratejik planın mahallî idareler genel seçimlerinden itibaren altı ay içinde hazırlanıp kabul edilmesi dolayısıyla 29 Eylül 2009 tarihine kadar meclis tarafından kabul edilmesi gerekmektedir.
Ancak mahalli idarelerin bu maksimum süreyi kullanmaları çok mümkün değildir. Çünkü stratejik planlara dayalı olarak hazırlanması gereken performans programı ve bütçenin de bir hazırlık süreci vardır. Dolayısıyla 2010 yılının da mahalli idarelerde kaybedilmemesi için biran önce stratejik planlar tamamlanarak bütçe ve performans programının bu planlara uygun yapılması gerekmektedir.
Aşağıda mahalli idareler için bütçe ve performans programı hazırlama süreçleri verildikten sonra örnek bir stratejik plan hazırlama süreci sunulacaktır.
|
PERFORMANS PROGRAMI SÜRECİ |
|
|
MAYIS SONU |
Program Dönemi Stratejisinin Belirlenmesi |
|
TEMMUZ SONU |
Harcama Birimi Teklif Performans Programlarının Hazırlanması |
|
AĞUSTOS SONU |
İdare Teklif Performans Programının Hazırlanması |
|
AĞUSTOS SONU |
İdare Teklif Performans Programının Encümene Sunulması |
|
EYLÜL AYININ SON HAFTASI |
İdare Tasarı Performans Programının Hazırlanması |
|
EYLÜL /EKİM AYININ SON GÜNÜ (BÜTÇE TEKLİFLERİNİN MECLİSE VERİLME GÜNÜ) |
İdare Tasarı Performans Programının Meclise Sunulması |
|
EKİM/KASIM AYI İÇİNDE BÜTÇENİN KABULÜNDEN ÖNCE |
İdare Performans Programının Kabulü |
|
MAHALLİ İDARELERDE STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİ |
|
|
|
MAYIS SONU |
Üst yönetici tarafından bir iç genelge ile hazırlık döneminin başlatıldığının duyurulması |
|
|
MAYIS SONU |
Mali hizmetler biriminin koordinatörlüğünde stratejik planlama ekibi kurulması |
|
|
MAYIS SONU |
Planlama ekibinin hazırlık programını oluşturması |
|
|
TEMMUZ SONU |
Taslak stratejik planların, 5018 sayılı Kanun, Yönetmelik, Kılavuz ve DPT’ce yayımlanan stratejik planlamaya ilişkin diğer rehberlere uygun olarak hazırlanması |
|
|
AĞUSTOS UN BAŞINDA |
Üst yöneticinin stratejik planı onaylaması |
|
|
AĞUSTOS SONU |
Encümen tarafından stratejik plânların incelenerek meclisin görüşüne bildirilmesi |
|
|
EYLÜL |
Meclisin Eylül ayı toplantısında stratejik plânların görüşülüp kabul edilmesi |
|
|
KASIM |
Stratejik planın DPT Müsteşarlığına ve İçişleri Bakanlığına gönderilmesi |
|
|
ARALIK AYININ İLK HAFTASI |
Stratejik planın kamuoyuna duyurulması ve kamu idarelerinin internet sitelerinde yayınlanması |
|
Stratejik planlar hazırlanırken uyulacak temel prensipler;
- Plan hazırlanırken, kısaca paydaş olarak nitelendirilebilecek; kamu idaresinin hizmetlerinden yararlananların, kamu idaresi çalışanlarının, sivil toplum kuruluşlarının, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili diğer tarafların katılımları sağlanmalı ve katkıları alınmalıdır.
- Plan tüm birimlerin katılım ve katkılarıyla yürütülmelidir. Bu bağlamda mali hizmetler biriminin görevi koordinatörlüktür.
- Stratejik planın doğrudan kamu idarelerince ve idarelerin kendi çalışanları tarafından hazırlanması zorunludur.
- Stratejik planlama konusunda danışmanlık hizmeti alınması mümkündür. Danışmanlık ihtiyacı var ise bu ancak yöntem ve süreç danışmanlığı ile eğitim hizmetleri konularıyla sınırlı olacaktır.
- İlgili tüm kamu idareleri birbirleri ile uyum, işbirliği ve eşgüdüm içinde; hesap verme sorumluluğunun gereklerini dikkate alarak çalışmalıdır.
Yukarıdaki ilkeler incelendiğinde stratejik planın kamu idaresi tarafından sahiplenilmesi suretiyle hazırlanmasının amaçlandığı anlaşılmaktadır. Diğer yandan son ilke ile kamu idareleri aralarında uyum, işbirliği ve eşgüdüm ilkesi getirilmiş olsa da bunun araçları ortaya konulmadığı gibi bu görev Başbakanlık tarafından gerçekleştirilen bir görev olup daha ziyade temenni nitelikli bir ilke görünümündedir.
a. Ön Uzlaşma (Planlamanın Planlaması) nın Sağlanması; Stratejik planlamanın birinci evresi, kurum ya da örgüt içi ve dışındaki önemli karar mekanizmasında olan kişi veya kuruluşların stratejik planlama konusunda ikna edilmesini gerektirir. Bundan sora, planlamanın amacı, hangi aşamalardan oluşacağı, ne zamanda tamamlanacağı, raporların formatı, zamanlaması, sürece katılanların rolleri, bunun için gerekli kaynaklar öz biçimde saptanır. (Söyler, 2008: 7)
b. Örgütsel ve Kurumsal Yükümlülüklerin İrdelenmesi; Stratejik planlamanın ikinci evresinde, bir örgütü bağlayıcı nitelikte tüm biçimsel ve esasa ilişkin olarak yapılması zorunlu şeyler ortaya konulur. Bu tür şeyler genellikle mevzuatta belirlenmiştir. Ne var ki birçok örgütün, bildiklerini sandıkları halde bu yükümlülüklerinin farkında olmadığı gibi, yükümlülüğü olmadığı halde alışkanlık icabı yaptığı lüzumsuz işleri de bulunmaktadır. Bu noktada zihinsel önyargı ve alışkanlıkların terk edilmesi önem taşır.
c. Örgütsel Görev (Misyon) ve Değerlerin İrdelenmesi; Her örgüt, belirli sosyal, ekonomik ve benzeri fonksiyonları yürütmek amacıyla kurulur. Bu itibarla bir örgüt varlık felsefesini bilmek zorundadır. Buna ilaveten örgüt misyonunun tanımlanması, örgüt içi ve dışı birçok lüzumsuz çatışmayı önler. Belli bir misyon üzerinde uzlaşma, çalışanların örgüte katkısını artırabilir, çevresel ilgi gruplarının örgüt hakkındaki beklentilerini açık hale getirebilir. Bu evrede temel yöntem, örgüt ya da kurumu etkileme gücüne sahip belli başlı odak ya da grupların saptanarak bunların örgütten beklentisinin bilinmesidir.
d. Kurum İçi Çevre Analizi Yapılması; Bu evrede herhangi bir örgüte içerden bakılmaktadır. Kaynaklar açısından (girdi), şu anki strateji açısından (süreç) ve şu ana kadarki performans (çıktı) açısından kurum ya da örgütün bir irdelemesi yapılarak güçlü ve zayıf yönleri ortaya çıkarılmaya çalışılır.
e. Kurum Dışı Çevre Taraması Yapılması; Örgütler çok defa dış çevredeki değişim ve gelişmeleri zamanında algılayamadıklarından ve gerekli stratejileri oluşturamadıklarından atalete girerler. Bunun önlenmesi için herhangi bir örgüt dış çevre analizi ile politik, ekonomik, teknolojik gelişmeleri izleyerek, hizmet verilen gruplara özgü değer ve algısal değişimleri, rekabet koşullarını analiz etmeye çalışır. Bu evrede böyle bir çalışma, dış çevredeki muhtemel fırsat ve tehlikeleri saptamaya yardımcı olur.
f. Stratejik Sorunların Saptanması; Bu evrede, stratejik planlama grubu, yukarıdaki evrelerde edinilen bilgiler ışığında stratejik amaçların gerçekleştirilmesi yolunda ortaya çıkan veya çıkması muhtemel sorunları saptamaya çalışır. Bunun için sorunlar; kısa, özlü ve temel politikalara yönelik olmalı, sorunlar dikkate alınmadığı takdirde ne tür sonuçlar doğurabileceği kullanılan soru formuna yazılmalıdır.
g. Strateji Oluşturulması; Strateji bir örgütün ne olduğu, ne yaptığı ve niçin yaptığını belirleyen amaçlar, politikalar, programlar, davranışlar, kararlar ve kaynak dağılımı bütünüdür. Planlama grubu her sorunu tartışarak, çözüme yönelik yaratıcı beyin fırtınası yapar. Bu evrede, sorunların çözümüne yönelik alternatif çözümler ortaya konulur. Ayrıca orta ve uzun vadeli temel politikalar oluşturulur.
