* İdari ve Mali Mevzuat Dergisi Şubat 2011 Sayısında Yayımlanmıştır.
TAŞINIR MAL YÖNETMELİĞİNE GÖRE YETKİLİLER VE SORUMLULAR
Erkan KARAARSLAN
Muhasebat Başkontrolörü
Sorumluluk meselesi Taşınır Mal Yönetmeliğinin 5. Maddesinde 7 fıkra halinde açıklanmıştır. Bu bölümde taşınır mal işlemlerinde yetkili ve görevli olanlarla sorumlular Yönetmelikte yer alan şekliyle açıklanacaktır.
A- HARCAMA YETKİLİLERİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI
1. 5018 Sayılı Kanuna Göre Harcama Yetkilisi
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümlerine göre, kamu idare bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birimler harcama birimleri, bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisi[1] olarak tanımlanmıştır. Dolayısıyla bütçe sınıflandırması çerçevesinde bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisi olacaktır.
Genel yönetim kapsamındaki tüm kamu idarelerinin bütçeleri, analitik bütçe sınıflandırmasına göre hazırlanmaktadır. Analitik bütçe sınıflandırması; kurumsal sınıflandırma, fonksiyonel sınıflandırma, finansman tipi sınıflandırma ve ekonomik sınıflandırma olmak üzere dört gruptan oluşmaktadır.
Kurumsal sınıflandırmada dört düzeyli ve sekiz haneli bir kodlama sistemi benimsenmiş olup, birinci düzeyde Cumhurbaşkanlığı, Türkiye Büyük Millet Meclisi, yüksek yargı organları ile bakanlıklar ve bütçe türleri, ikinci düzeyde birinci düzeyde tanımlanan yöneticilere karşı doğrudan sorumlu birimler ile bütçe türleri kapsamında yer alan kurumlar, üçüncü düzeyde ana hizmet birimleri gibi ikinci düzeye bağlı birimler, dördüncü düzeyde ise destek ve lojistik birimler ile politika uygulayıcı birimler yer almaktadır.
Buna göre, kurumsal sınıflandırmanın üçüncü ve dördüncü düzeyinde yer alan birimler, bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama birimlerini, bu birimlerin en üst yöneticileri de harcama yetkililerini ifade etmektedir.
Kural olarak harcama yetkilisinin belirlenmesinde esas kriter, analitik bütçe sınıflandırması çerçevesinde kurumsal sınıflandırmanın üçüncü ve dördüncü düzeylerine göre ödenek tahsis edilen harcama birimlerinden hareket ederek belirleme yapmaktır. Bu genel ilkeye rağmen bazı kamu idarelerinin bütçelerinin Analitik Bütçe Sınıflandırmasına göre sınıflandırılmasında zorluk bulunması veya bazı idarelerin personel yetersizliği nedeniyle harcama yetkililerinin belirlenmesinde güçlük yaşanması, genel ilke çerçevesinde düzenleme yapılmasını engellemektedir. Bu gibi durumlarda, diğer ifadeyle teşkilat yapısı ve personel durumu gibi nedenlerle harcama yetkililerinin belirlenmesinde güçlük bulunan idareler ile bütçelerinde harcama birimleri sınıflandırılmayan idarelerde harcama yetkisinin, üst yönetici veya üst yöneticinin belirleyeceği kişiler tarafından; mahallî idarelerde İçişleri Bakanlığının, diğer idarelerde ise Maliye Bakanlığının uygun görüşü üzerine yürütülebilmesi de mümkündür.
Bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama birimlerinden en üst yöneticisi bulunmayan birimlerin harcama yetkilisi üst yönetici tarafından belirlenir.
2. Harcama Yetkilisinin Taşınır Mallarla İlgili Sorumlulukları
Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumludur.
Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır yönetim hesabının ilgili mercilere gönderilmesi sorumluluğunu taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.
Harcama yetkilileri, taşınırlara ilişkin işlem ve kayıtların usule uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmeye veya ettirmeye; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların ilgililerden tazmini için gerekli işlemleri yapmaya veya yaptırmaya yetkilidir.
B- TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİLERİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI
1. Genel Olarak
Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi, harcama yetkilisi adına taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlileri ifade etmektedir.
Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirme suretiyle seçilmektedir.
Bu görevlilerin öncelikle memurlar arasından seçilmesinde fayda vardır, bu mümkün olamıyorsa işçiler arasından da seçilebilir. Bir harcama biriminde bir ya da daha fazla taşınır kayıt kontrol yetkilisi olabileceği gibi birden fazla harcama birimine de aynı taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi hizmet verebilir.
Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, bulundukları kurum itibariyle tabi oldukları mevzuat çerçevesinde kefalete tabi tutulacaktır.
Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar.
Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar.
2. Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin Görev ve Sorumlulukları
Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları şunlardır;
a) Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.
b) Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.
c) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek.
ç) Taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek.
d) Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililerine teslim etmek.
e) Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.
f) Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.
g) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak.
h) Harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
ı) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak.
i) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.
j) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.
k) Görevlerinden ayrılmaları gerektiğinde, Sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmek.
C- TAŞINIR KONSOLİDE GÖREVLİLERİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI
Taşınır konsolide görevlisi, Kamu idaresinin taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinden aldığı harcama birimi taşınır hesaplarını konsolide ederek taşınır hesap cetvellerini hazırlamak ve biriminin bir üst teşkilattaki taşınır konsolide görevlisine vermekle sorumlu olan görevlidir. Konsolide görevlisinin temelde görevi taşınır kesin hesabının hazırlanması süreciyle ilgilidir. Merkezdeki taşınır konsolide görevlileri, harcama birimleri ile dış temsilciliklerden ve taşradaki taşınır konsolide görevlilerinden aldıkları Taşınır Hesap Cetvellerini konsolide ederek, idarenin Taşınır Kesin Hesap Cetveli ile Taşınır Hesabı İcmal Cetvelini, üst yönetici adına hazırlamakla yükümlüdür.
D- MUHASEBE YETKİLİLERİNİN TAŞINIR MAL YÖNETMELİĞİ KAPSAMINDAKİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI
Taşınır işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtları, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğine dayanılarak çıkarılmış ilgili muhasebe düzenlemeleri ve Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesinde muhasebe yetkilileri tarafından yapılmaktadır.
Muhasebe yetkilileri, harcama birimlerince hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinde gösterilen tutarların muhasebe kayıtlarıyla uygunluğunu kontrol ederek onayladıktan sonra, harcama yetkilisine göndermekle görevli ve sorumludurlar.
Muhasebe yetkililerinin Yönetmelikteki görevleriyle ilgili sorumlulukları, taşınır işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtlarının, dayanağı belgelere uygunluğu ile harcama birimlerince hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvellerini inceleyip onaylayarak harcama yetkilisine vermekle sınırlıdır. Ancak muhasebe yetkililerinin mutlak surette Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelleri ile mizanları karşılaştırmaları ve özellikle borç bakiyeleri ile Yönetim Hesabı Cetvellerinin gelecek yıla devir sütunlarının birbirini doğrulayıp doğrulamadıklarını kontrol etmeleri gerekmektedir. Burada mizanlarının harcama birimleri itibariyle ayrıştırılıp analize tabi tutulması gerekir zira kamu idaresinin toplu mizanından hiçbir sonuç elde edilemeyecektir. Mizanın harcama birimi bazında ayrıştırılabilmesi içinde taşınır hesaplarının tüm kayıtlarının kurumsal kodlamayla ilişkili olarak yürütülmesi gerekmektedir.
E- TAŞINIRI KULLANANLARIN GÖREV VE SORUMLULUKLARI
Kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorundadırlar.
Zimmetle teslim edilen dayanıklı taşınırlar, kullanıcıları tarafından başkasına devredilemez. Kullanıcılarının görevden ayrılması halinde söz konusu taşınırların ambara iade edilmesi zorunludur. Bu şekilde teslim yapılmadan personelin kurumla ilişiği kesilmez. Bu nedenle kamu idarelerinde, personelin kurumla ilişiğinin kesilmesi için zimmetindeki malları teslime edeceği bir süreç ve iç kontrol modeli kurulmalıdır.
Taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.
Kullanılmak üzere kendilerine taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik ya da dikkatsizlikleri nedeniyle oluşan kamu zararı, değer tespit komisyonu tarafından tespit edilecek rayiç bedeli üzerinden, ilgili mevzuat hükümleri uygulanmak suretiyle tahsil edilir.
Taşınırların özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ile usulüne uygun olarak belirlenen firelerden dolayı sorumluluk aranmaz.
[1] Anılan Yasanın 3/k ve değişik 31 inci maddeleri
