MAHALLİ İDARELERDE TÜM YÖNLERİYLE FAALİYET RAPORU VE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

Erkan KARAARSLAN

SGK Kurumsal Gelişim Daire Başkanı

Maliye Bakanlığı Muhasebat Başkontrolörü

 

I- GENEL OLARAK

Faaliyet raporu stratejik plan, performans programı ve bütçede yer alan faaliyet, proje ve performans hedeflerinin ne ölçüde gerçekleştirilip gerçekleştirilemediğini raporlamak amacıyla üretilmektedir. Faaliyet raporları bu yönüyle performans denetimi ve değerlendirilmesiyle meclislerde hesap verme sorumluluğunun yerine getirilmesini sağlanmaktadır.

Aşağıdaki şemada Faaliyet Raporu Süreci yer almaktadır.

Faaliyet raporu yukarıdaki şekilde görüldüğü üzere stratejik plan, performans programı ve bütçe uygulamasının devamı niteliğinde bunlarla bir bütün çalışmadır. Bu nedenle gerek rapor hazırlayıcıların gerekse raporu inceleyen ve denetleyenlerin, faaliyet raporlarını plan, program ve bütçelerle birlikte değerlendirmesi gerekmektedir. 

Plan ve programda yer almayan bir faaliyetin bütçelenmesi ve dolayısıyla gerçekleştirilmesi mümkün değildir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun iç denetçinin görevlerini düzenleyen 64. Maddesinde iç denetçiye, “İdarenin harcamalarının, mali işlemlere ilişkin karar ve tasarruflarının, amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara ve performans programlarına uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek.” denilmek suretiyle harcamaların stratejik plana ve performans programına uygunluğunu değerlendirmek görevi verilmiştir.

Bu çerçevede iç denetçilerin tarafından bu değerlendirmenin yapıldığı ve sonuçlarının ne olduğu faaliyet raporunda yer almalıdır. 

II- FAALİYET RAPORU HAZIRLAMASI GEREKEN KAMU İDARELERİ

5018 sayılı Kanunun 2’nci maddesine göre, Kanun, merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri, sosyal güvenlik kurumları ve mahalli idarelerden oluşan genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin mali yönetim ve kontrolünü kapsamaktadır. Faaliyet raporlarını da genel yönetim kapsamında yer alan tüm kamu idareleri hazırlar. Faaliyet Raporu hazırlayacak kamu idareleri aşağıdaki şekilde gösterilmiştir.

 

 

III- MAHALLİ İDARELERDE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA SÜRECİ

Faaliyet raporu hazırlama süreci, raporun kimler tarafından hazırlanacağı ve nereye sunulacağına ilişkin hususlar, merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ile diğer kamu idarelerinde farklılıklar içermektedir.

Belediyelerde ve ve il özel idarelerinin faaliyet raporu hazırlama süreci önemli oranda birbirine paralel yürütülmekle birlikte ayrıştığı noktalarda bulunmaktadır. Bu nedenle belediyelerin ve il özel idarelerinin faaliyet raporu süreci ayrı ayrı aşağıda açıklandığı şekilde yürütülecektir.

 

BELEDİYELERDE FAALİYET RAPORU SÜRECİ       

RAPORUN ADI	HAZIRLAYAN	SUNULAN YER	SÜRESİ
BİRİM FAALİYET RAPORU	Harcama Yetkilisi	Üst Yönetici	Şubat Ayı Sonuna Kadar
İDARE FAALİYET RAPORU	Belediye Başkanı	Belediye Meclisi	Meclisin Nisan Ayı Toplantısından Önce
İDARE FAALİYET RAPORU	Üst Yönetici	Sayıştay İçişleri Bakanlığı	Nisan Ayı Sonuna Kadar
İDARE FAALİYET RAPORU	Üst Yönetici	Kamuoyu	Nisan Ayı Sonuna Kadar
MAHALLİ İDARELER GENEL FAALİYET RAPORU	İçişleri Bakanlığı	Sayıştay Maliye Bakanlığı Kamuoyu	Haziran Ayının 15’ine Kadar
SAYIŞTAY DEĞERLENDİRMESİ	Sayıştay	TBMM	Ağustos

 

 

İL ÖZEL İDARELERİNDE FAALİYET RAPORU SÜRECİ

RAPORUN ADI	HAZIRLAYAN	SUNULAN YER	SÜRESİ
BİRİM FAALİYET RAPORU	Harcama Yetkilisi	Üst Yönetici	Şubat Ayı Sonuna Kadar
İDARE FAALİYET RAPORU	Vali veya Genel Sekreter	İl Genel Meclisi	Meclisin Mart Ayı Toplantısından Önce
İDARE FAALİYET RAPORU	Üst Yönetici	Sayıştay İçişleri Bakanlığı	Mart Ayı Sonuna Kadar
İDARE FAALİYET RAPORU	Üst Yönetici	Kamuoyu	Mart Ayı Sonuna Kadar
MAHALLİ İDARELER GENEL FAALİYET RAPORU	İçişleri Bakanlığı	Sayıştay Maliye Bakanlığı Kamuoyu	Haziran Ayının 15’ine Kadar
SAYIŞTAY DEĞERLENDİRMESİ	Sayıştay	TBMM	Ağustos

 

 

Mahalli idare birlikleri de, belediyeler için öngörülen süreci esas almak suretiyle faaliyet raporlarını hazırlayacak ve ilgili mercilere sunacaklardır. Mahalli idare birliklerinin faaliyet raporlarının Nisan ayında birlik başkanı tarafından birlik meclisine sunulması gerekmektedir.

IV- FAALİYET RAPORUNUN İÇERİĞİ

1. Giriş

Faaliyet Raporlarının hazırlanmasını düzenleyen yönetmelik raporunun içindekiler kısmını da sıkı sıkıya kurala bağlamıştır. Raporun içinde yer alması gereken ana başlıklara aynen uyulmak suretiyle faaliyet raporunun hazırlanması gerekmektedir.  

              Harcama birimi faaliyet raporu ile kamu idaresi faaliyet raporu, hemen hemen aynı içerikte hazırlanmaktadır. Harcama birimi faaliyet raporu, basit bir dosya olarak düzenlenebilir. Asıl olan kamu İdaresi faaliyet raporudur. Harcama birimi faaliyet raporları kamu idaresi faaliyet raporunun hazırlanmasını kolaylaştıracak şekilde oluşturulmalıdır. Harcama birimi faaliyet raporu harcama yetkilisinin sunuşuyla başlamakta ve yine harcama yetkilisinin iç kontrol güvence beyanıyla tamamlanmaktadır. Harcama birimleri hazırladıkları ve faaliyet raporlarına ekledikleri iç kontrol güvence beyanlarından sonra rapora başka eklerde koyabilirler.

2. Üst öneticinin Sunuşu

Üst yöneticinin sunuşunda raporda yer alan hususların kısa bir özetine yer verilmeli ve emeği geçenlere teşekkür edilmelidir.

Üst yönetici sunuşlarında raporda yer almayan bilgilere, politik ve aşırı kişisel mesajlara yer verilmemelidir. Dil bilgisi, imla kuralları, noktalama işaretleri, Türkçeyi kullanma konularında çok dikkatli olunmalı ve bu konularda üst yönetici zorda bırakacak hatalara mahal verilmemelidir. Üst yönetici sunuşlarında resim bulundurulmasının önünde herhangi bir engel bulunmamaktadır.

3. Misyon ve Vizyon

Misyon bir kuruluşun varlık sebebidir; kuruluşun ne yaptığını, nasıl yaptığını ve kimin için yaptığını açıkça ifade eder. Misyon bildirimi stratejik plan dokümanının diğer kısımlarına da temel oluşturur. Misyon bildirimi, kuruluşun sunduğu tüm hizmet ve faaliyetleri kapsayan bir şemsiye kavramdır.

Vizyon kuruluşun ideal geleceğini sembolize eder. Kuruluşun uzun vadede neleri yapmak istediğinin güçlü bir anlatımıdır. Vizyon bir kuruluşun farklı birimleri arasında birleştirici bir unsurdur. Bundan dolayı, birçok işlevi yerine getiren kuruluşlarda daha da önemli bir role sahiptir.

Faaliyet raporunda yer alan misyon ve vizyonlar stratejik planlardan alınır. Stratejik planı olmayan kamu idarelerinin faaliyet raporunda misyon ve vizyonunu belirtmelerine gerek bulunmamaktadır.

4. Yetki, Görev ve Sorumluluklar

İlgili kamu idaresinin kuruluş kanunları ile ilgili diğer mevzuattan almış olduğu yetki, görev ve sorumluluklar bu bölümde yer alacaktır.

5. Fiziksel Yapı

İlgili kamu idaresinin, muhasebe ve diğer mali raporlarla uyumlu bir şekilde bina, taşıt vs varlıkları, maddi ve maddi olmayan kaynakları çalışma alanı, bu konulardaki imkan ve sıkıntıları faaliyet raporunun içinde özet olarak yer almalı detaylı bilgi, tablo ve listelere yönetmeliğin ekinde yer verilmelidir.

6. Örgüt Yapısı

İç kontrolün bir unsuru olarak gözden geçirilmiş ve bürokrasiyi azaltma hedefine uygun bir şekilde yapılandırılmış olması gereken örgüt yapıları faaliyet raporunda yer alır.

7. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

İlgili kamu idaresinin kullanmış olduğu yazılımlar bu bölümde listelenir. Kaç yazılım kullanıldığı bunların kaç yıldan bu yana kullanıldığı gibi hususların envanteri çıkarılır. Ayrıca bu bölümde kamu idaresi donanım stoku da ortaya konulur. 

8. İnsan Kaynakları

Mümkün olduğu kadar görsel unsurlarla süslenen raporda, kamu idaresi insan kaynaklarına ilişkin çok sayıda doküman ve veri sunulmalıdır. Bu bölümde çalışanların sayılarının yanı sıra, çalışma şekilleri, öğrenim düzeyleri, memuriyet süreleri, cinsiyetleri, yaşları, yabancı dil bilgileri gibi ilave bilgileri faaliyet raporlarında yer alabilir.

Burada dikkat edilmesi gereken husus, birim faaliyet raporlarında yer alan başta insan kaynağı bilgisi olmak üzere tüm bilgilerin kamu idaresi faaliyet raporuyla tutarlı ve uyumlu olması gereğidir.

• Sunulan Hizmetler

Çeşitli nedenlerle gerçek anlamda amaçlanan bir faaliyet raporu hazırlanamadığından olsa gerek, geleneksel olarak uzun yıllardır yapıldığı için raporların en önemli kısmını “Sunulan Hizmetler” bölümü oluşturmaktadır. Bu bölümde mümkün olduğu kadar sunulan hizmetler görsel olarak sunulmalıdır.

Sunulan hizmetlerin raporlanmasında belirlenen bir kritere göre sıralama yapmak ve bu kriteri tüm faaliyetlerin sıralamasında uygulamak gerekir.   

10. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi

Yönetim ve iç kontrol sistemi ile ilgili olarak kamu idareleri 2009 yılı haziran ayında oluşturdukları iç kontrol eylem planları çerçevesinde yürüttükleri iş ve işlemleri bu bölümde ortaya koymalı ve kurulan iç kontrol sisteminin detayları kamuoyuna duyurulmalıdır.

11. Diğer Hususlar

Bu bölümde, rapor formatında yer almamakla birlikte, kamu idaresine özgü, belirtilmesinde fayda bulunan hususlara değinilmelidir.

50. İdarenin Amaç, Hedef, Politika ve Öncelikleri

İdarelerin stratejik planlarında yer alan amaç, hedef, politika ve öncelikleri bu bölümde yer almalıdır. 9. Kalkınma Planında yer alan ve tüm kamu idarelerini ilgilendiren temel politika ve öncelikler burada belirtilmelidir.

1000. Mali Bilgiler

Mali bilgiler başlığı altında,

• Bütçe Uygulama Sonuçları,
• Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar,
• Mali Denetim Sonuçları,
• Diğer Hususlar,

yer almaktadır.

Mali Raporlar yönetim dönemi hesabının, kesin hesabın ve faaliyet raporları ile bütçelerin oluşturulmasında en önemli dokümanlardır. Bu raporlar Yönetim Bilgi Sisteminin esasını oluşturur.

Faaliyet raporunda aşağıda belirtilen mali raporlar bulunabilir.

-Bilanço,

-Faaliyet sonuçları tablosu,

- Bütçe uygulama sonuçları tablosu,

- Mali varlık ve yükümlülükler değişim tablosu,

- Nakit akım tablosu,

- Mali varlık ve yükümlülük değişim tablosu,

-Gelirlerin ekonomik sınıflandırılması tablosu,

- Bütçe gelirlerinin ekonomik sınıflandırması tablosu,

-Giderlerin ekonomik, fonksiyonel ve kurumsal sınıflandırılması tabloları,

-Bütçe giderlerin ekonomik, fonksiyonel, kurumsal ve finansal sınıflandırılması tabloları

- Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu

14. Performans Bilgileri

              Faaliyet raporlarının hazırlanmasındaki temel amaç performans programlarında yer alan hedeflerin ne ölçüde gerçekleştirilip gerçekleştirilemediğinin raporlanmasıdır. Bu nedenle faaliyet raporunun temel kısmı bu bölümdür. Bu bölümde; Faaliyet ve Proje Bilgileri, Performans Sonuçları Tablosu, Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi, Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi ve Diğer Hususlar, başlıklı beş alt bölüm yer almaktadır.

              Faaliyet raporunun en önemli bölümünü oluşturmakla birlikte performans esaslı bir bütçe uygulamasına geçilemediği için bu bölüm sağlıklı bir şekilde hazırlanamamaktadır.

              Performans programı hazırlamayan kamu idarelerinin bu bölümü oluşturmasına gereksinim bulunmamaktadır.

• Üstünlükler, Zayıflıklar ve Değerlendirme

Faaliyet raporunda, stratejik planda yer alan üstünlük ve zayıflıklara paralel bir şekilde kamu idaresini ilgilendiren üstün ve zayıf yanlar, samimi bir değerlendirmeyle ortaya konulmalıdır. 

16. Ekler

Faaliyet raporlarına ek olarak iç kontrol güvence beyanlarının yanı sıra fiziki kaynaklara ilişkin listeler, insan kaynaklara ilişkin listeler, bütçe uygulama sonuçları, diğer bazı mali raporlar ve diğer istenilen hususlar yer alabilir.

V- FAALİYET RAPORU ve KAMUOYU DENETİMİ

Günümüzde, kamuoyunun devlet fonksiyonlarının ifasında ve denetiminde aldığı rol büyük önem arz etmektedir. Siyasal, sosyal, ekonomik, kültürel gelişmeler, toplumu yönetilen taraf olmaktan yöneten ve denetleyen taraf olmaya yöneltmektedir. Yönetim ve denetim alanındaki toplumsal fayda, kamuoyu duyarlılığı oranında artmaktadır. Kitlelere mal edilemeyen münferit çabalar akim kalmakta, hayati önem taşıyan çoğu mesele fert bazında ele alındığından ve toplumsal tabanda destek görmediğinden dolayı unutulup gitmektedir.

Kamuoyunun icra edebileceği önemli faaliyetlerden biri de yönetimin denetlenmesinde etkin rol oynamaktır. İdari iş ve eylemlerin muhatabı olan vatandaşların söz konusu iş ve eylemlerin denetiminde söz sahibi olması gerekmektedir. Son dönemlerde kamu yönetiminde bu denetimi sağlamaya yönelik çok sayıda araç geliştirilmiştir. Bu araçların en önemlilerinden birisi de faaliyet raporudur. Bu raporlar kamu idarelerinin internet sayfalarında yer almak suretiyle kamuoyu denetimi sağlanmaktadır.

Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde, internette bulunması gereken dokümanlar dışında, kamu idarelerinin internet sayfalarında yer alması gereken dokümanlar ve yer alma zamanları aşağıdaki gibidir.

İnternette Yayımlanacak Dokümanlar	Yayımlanma Zamanı	Sorumluluk
Stratejik Plan	Aralık Ayının İlk Haftası	Üst Yönetici ya da bu konuda özel olarak yetki devredilen kişi
Performans Programı	Ocak Ayı İçinde
Faaliyet Raporu	Belediyelerde ve Mahalli İdare Birliklerinde Nisan Ayı Sonuna Kadar
	İl Özel İdarelerinde Mart Ayı Sonuna Kadar
Mali Durum ve Beklentiler Raporu	Temmuz Ayı İçinde
Yapılan yardımlar	Şubat Ayı Sonuna Kadar
Kamu Hizmetleri Envanteri	2010 Yılı Ocak Ayı Sonuna Kadar
Denetim Sonuçları

 

VI- DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN DİĞER HUSUSLAR

1- Faaliyet Raporlarında vizyon ve misyon kısmını stratejik planı olmayan kamu idarelerinin doldurmasına gerek yoktur.

2- 2010 yılından geçerli olmak üzere yapılan stratejik plan değişikliklerinin, faaliyet raporlarıyla ilişkilendirilmesine gerek bulunmamaktadır. Dolayısıyla eski misyon, vizyon, amaç ve hedefler faaliyet raporlarında yer almalıdır. Çünkü hazırlanan 2009 yılı faaliyet raporudur.

3- Faaliyet raporunun en önemli kısmını oluşturan "Performans Bilgileri" başlığının altını performans programı hazırlamayan kamu idarelerinin doldurmasına gerek yoktur.

4- İç kontrol güvence beyanlarını imzalamak durumunda olan kamu yöneticileri bu belgelere istedikleri şerhleri düşebilirler. Birçok kamu idaresinde iç kontrol sisteminin yeterli güvenceyi sağladığı ifadesine şerh konulması gerekmektedir.

5- Faaliyet raporlarının, Nisan ayında kamu idarelerinin internet sayfasına konulması zorunludur.

6- Faaliyet raporları, istenilen sayıda bastırılabilir.

7- Faaliyet raporlarında görsellik ve bilgilerin tutarlılığı önemlidir.

8- Mali bilgiler bölümünde tüm mali raporlara yer verilebilir.

9- Bütçelerdeki sapmalar ve bu sapmaların nedenleri sapmanın % 20 aşağıda yukarıda gerçekleşmesi durumunda açıklanmalıdır.

10- Faaliyet raporlarının düzenlenmesine ilişkin yeni bir yönetmelik hazırlanmalı ve birim faaliyet raporları ile ilgili konu gözden geçirilmelidir.