DÖNEM SONUNDA YAPILACAK TAŞINIR İŞLEMLERİ
Erkan KARAARSLAN
Muhasebat Başkontrolörü
Taşınır mal yönetiminde iş ve işlemlerin muhasebeye intikali ile ilgili çeşitli zamanlar öngörülmüştür. Ancak yıl sonlarında bu zamanların tamamı kesintiye uğrar. Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesinde yapılan tüm işlemler mali yıl sona ermeden önce muhasebe birimlerine bildirilmek zorundadır. Bu birimlerde ertesi yıla bırakmadan gerekli kayıtları yapmaları gerekmektedir. Bu işlemler taşınır mal hesabının verilmesinin ön koşuludur.
Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri tarafından, kamu idarelerinin muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddî duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlardan;
Muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı"nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.
Mali yıl içinde taşınır işlemlerinin muhasebe birimlerine bildirilme süreleri aşağıdaki şekildedir.
|
İŞLEM ÇEŞİDİ |
MUHASEBEYE BİLDİRME ZAMANI |
|
|
1 |
Satın alma suretiyle edinilenlerin giriş işlemleri ile değer artırıcı harcamalar için düzenlenen TİF’lerin bir nüshası |
Ödeme emri belgesi ekinde |
|
2 |
Edinilen Taşınırların Giriş İşlemleri İçin Düzenlenen TİF’ler |
Düzenlenme Tarihini Takip Eden 10 Gün İçinde |
|
3 |
Taşınırların çıkış işlemleri için düzenlenen TİF’ler |
Düzenlenme Tarihini Takip Eden 10 Gün İçinde |
|
4 |
Kullanılan tüketim malzemelerini gösteren onaylı bir liste |
Üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürelerde |
Muhasebe yetkilileri, taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen Taşınır İşlem Fişlerinde gösterilen tutarları II nci düzey detay kodu itibarıyla ilgili hesaplara kaydeder.
Kamu idarelerine ait taşınırların, Taşınır kayıt kontrol yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında; Yıl sonlarında ve Harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.
Malzeme yönetiminde özellikle belli hesap devreleri sonunda ambarlardaki malzemeler ile kullanıma verilen dayanıklı taşınırlardan büro, servis, toplantı odası ve benzeri ortak kullanım alanlarında bulunanların mevcutlarının sayılması çok önemlidir. Taşınırların kaydından ve muhafazasından sorumlu taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevi gereği, asgari-azami stok seviyeleri ve optimum sipariş edilme miktarlarını izlemek amacıyla yapılan sayımlar ile 2489 sayılı Kefalet Kanunu uyarınca taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini kontrol ve murakabe amacıyla yetkililerin yapacakları sayımlar rutin sayım işlerindendir.
Hesap dönemi sonlarında yapılacak sayımlar (yıl sonu sayımları) sayım kurulları tarafından yapılacaktır. Taşınır sayımları, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılır.
Sayım kurullarınca sayım işlemlerine başlanmadan önce kayıtların belgelerine uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol edilmeli ve kayıtların belgelerine uygunluğu görüldükte sonra sayım işlemlerine başlanmalıdır. Bu kontrol sırasında belgesi bulunduğu halde kayıtlara alınmadığı tespit edilen belgelerin kayıtlara alınması sağlanmalıdır. Sayım kurullarınca yapılan sayımlar için Sayım Tutanağı düzenlenecektir.
3. Harcama Birimi ve Ambarların Kodlanması ve Sayıştaya Bildirilmesi
Genel Yönetim Kapsamındaki kamu idarelerinde harcama birimlerine ve bunlara bağlı ambarlara aşağıdaki esaslara göre birer kod numarası verilir. Bu kodlar taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri ile taşınır konsolide görevlilerince yapılan taşınır işlemlerine ilişkin olarak düzenlenen belge ve cetvellerde kullanılır.
Kamu idareleri, her malî yılbaşından önce, harcama birimlerini ve bunlara bağlı ambarların açık adreslerini ve bu ambarlardan sorumlu taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin ad, soyad ve unvanlarını gösteren listeleri aşağıdaki gibi bir formla Sayıştaya göndermekle yükümlüdür. Bu yükümlülüğü harcama birimleri değil kamu idaresi yerine getirecektir. Kamu idarelerinde konsolide görevlileri bu yükümlülüğü yerine getirilmelidir.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
……. |
|||||||
|
Harcama Biriminin |
Harcama Birimine Bağlı Ambarların |
Ambardan Sorumlu Taşınır Kayıt Kontrol Yetkililerinin |
|||||
|
Sırası |
Adı |
Kodu |
Adresi |
Kodu |
Açık Adresi |
Adı Soyadı |
Unvanı |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
31.12.2010 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Konsolide Görevlisi |
|
Yıl içinde yapılan değişiklikler de, değişiklik tarihinden itibaren en geç bir ay içinde Sayıştaya bildirilir.
B- TAŞINIR YÖNETİM HESABI VE TAŞINIR MAL HESABININ VERİLMESİ
1. Genel Olarak
Harcama yetkilileri tarafından Sayıştaya verilecek taşınır yönetim hesabı; önceki yıldan devreden taşınırlar ile yılı içinde girenleri, yılı içinde çıkışı yapılan taşınırlar ile ertesi yıla devredilenleri ve yıl sonunda yapılan sayım sonucu bulunan fazla ve noksanları gösterir.
Ülkemizde taşınır mal yönetimi harcama birimi bazında yürütülmektedir ve hesabı verme görevi harcama birimlerine aittir. Taşınır mal hesabı, yetkili mercilere temelde yönetim dönemi hesabının doğru çıkartılması ve sunulması ile verilmektedir.
Taşınır yönetim hesabı aşağıdaki cetvellerden oluşur:
a) Yıl sonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı,
b) Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli,
c) Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli; Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli,
d) Yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak.
2. Taşınır Yönetim Hesabının Hazırlanması
Taşınır yönetim hesabı aşağıda açıklandığı şekilde hazırlanır ve ilgili yerlere gönderilir:
a) Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerince, sayım kurulu tarafından onaylanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline dayanılarak ilgisine göre üç nüsha Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, Müze Yönetim Hesabı Cetveli veya Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli düzenlenir. Bünyesinde tarihi veya sanat değeri olan taşınırlar ile kütüphane materyalleri bulunan kamu idareleri söz konusu cetvellerden ilgili olanını ayrıca düzenlerler.
b) Düzenlenecek cetvellerin ekine Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli eklenir ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. Harcama yetkilisince, Cetvelin Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline uygunluğu kontrol edilerek muhasebe yetkilisine gönderilir.
c) Muhasebe yetkilisi, gönderilen cetvellerdeki kayıtları muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırıp uygunluğunu onaylar ve harcama yetkilisine geri gönderir.
d) Harcama yetkilisi, muhasebe yetkilisince onaylanmış cetvellerin bir nüshasını, Sayıştayca belirlenecek sürelerde, yıl sonu sayım tutanağı, sayım ve döküm cetveli ve yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte Sayıştaya, bir nüshasını ise malî yılı takip eden ay sonuna kadar ilgili taşınır konsolide görevlisine gönderir. Cetvellerin birer nüshası da harcama biriminde muhafaza edilir.
3. Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveliyle Hesabın Verilmesi
Aşağıda, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli ve bu cetvelde özellik arzeden durumlar şekillerle ifade edilmektedir.
Yukarıdaki şekilde de görüldüğü üzere, harcama yetkilileri hesabın verilmesinden sorumludur. Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumludur.
Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır yönetim hesabının ilgili mercilere gönderilmesi sorumluluğunu taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.
Harcama yetkilileri, taşınırlara ilişkin işlem ve kayıtların usule uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmeye veya ettirmeye; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların ilgililerden tazmini için gerekli işlemleri yapmaya veya yaptırmaya yetkilidir.
Muhasebe yetkilileri taşınır mal hesabının verilmesinde kritik öneme sahip görevlidir. Muhasebe yetkilileri harcama birimlerince hazırlanan yönetim hesabı cetveli ile muhasebe kayıtlarını yani mizanlarını kurumsal kod bazında karşılaştırmalı ve muhasebe hesabı ile taşınır hesabının kuruşu kuruşuna birbirini teyit etmesi durumunda yönetim hesabını imzalamalıdır. Aksi takdirde bu denge sağlanana kadar düzeltme yapılmalı ve hesap imzalanmamalıdır.
Muhasebe yetkilileri kurumsal kod bazında ürettikleri mizanların borcu ile yönetim hesabı cetvelinin toplam sütunlarını, mizanların alacağı ile yönetim hesabı cetvelinin yıl içinde çıkan sütunlarını karşılaştırmalı ve anlamlı bir ilgileşim sağlamalıdır. Özellikle bir eşitlikten bahsetmedim hesap düzeltmesi gibi nedenlerle burada tam bir eşitlik sağlanmayabilir. Ancak belirtilen şekilde elde edilmiş mizanın borç bakiyesi ile harcama birimi taşınır yönetim hesabı cetvelinin gelecek yıla devir sütununun bire bir eşit olması gerekmektedir. Bu eşitlik taşınır mal hesabı verilmesinin ön koşuludur.
C- TAŞINIR KESİN HESABI
Kamu idarelerinin taşınır kesin hesabı, taşınır konsolide görevlilerince, ilçe, il, bölge, dış temsilcilik ve merkez harcama birimleri itibarıyla düzenlenen Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvellerinin konsolide edilmesiyle oluşturulan taşınır hesabı cetvelleri esas alınarak hazırlanır.
Merkezi yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde, Taşınır Kesin Hesap Cetvelleri ile Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetvellerinin birer nüshası Mayıs ayının onbeşine kadar bütçe kesin hesap cetvelleri ile birlikte Maliye Bakanlığına ve Sayıştaya gönderilir.
Sosyal güvenlik kurumları ve mahalli idareler, yukarıdaki hükümlere göre hazırlayacakları Taşınır Kesin Hesap Cetvelleri ile Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetvellerinin bir nüshasını bütçelerinin uygulama sonuçlarını kesin hesaba bağlayacak mercilere gönderirler.
Taşınır kesin hesabı mali hizmetler birimlerinde görevli taşınır konsolide görevlisi tarafından hazırlanır. Mahalli idarelerde (Belediye, İl Özel İdaresi, Bağlı İdareler ve Birliklerde) Taşınır Kesin Hesap süreci aşağıdaki şekilde tablolaştırılabilir.
Taşınır Kesin Hesabı,
